منسق إداري للمشاريع

نبذة عن الوظيفة

نبحث عن منسق إداري للمشاريع يتمتع بدقة عالية وقدرة على تنظيم الوثائق والمراسلات لضمان سير العمل بسلاسة داخل بيئة مشاريع هندسية أو إنشائية.

المهام الرئيسية

• إدارة وتنظيم جميع المراسلات الرسمية (الخطابات، البريد الإلكتروني، المذكرات) ومتابعة الردود ضمن المدد المحددة.
• توثيق وأرشفة المستندات الفنية والإدارية مثل المخططات، التقارير، محاضر الاجتماعات وطلبات التغيير وفق نظام أرشفة سهل الاسترجاع.
• إعداد ورفع التقارير الدورية (الأسبوعية والشهرية) للإدارة وصناع القرار بالتنسيق مع الفرق الهندسية.
• إعداد محاضر الاجتماعات وتوزيعها ومتابعة تنفيذ البنود المتفق عليها.
• إدارة وتحديث السجل المركزي للمراسلات والمستندات مع الحفاظ على أرقام مرجعية دقيقة.
• التنسيق بين جميع الأطراف (المالك، الاستشاري، المقاول، الموردين) لضمان انسيابية تبادل المعلومات.
• متابعة الجداول الزمنية وتذكير بالمواعيد النهائية للمتطلبات الإدارية.
• تقديم الدعم الإداري لفريق المشروع وتنفيذ مهام أخرى حسب الحاجة.

الملف المطلوب

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الجودة أو تخصص ذي صلة.
• خبرة عملية في وظيفة مماثلة، ويفضل ضمن مشاريع هندسية أو إنشائية.
• إجادة استخدام برامج Microsoft Office، خاصة Excel وWord.
• معرفة بأنظمة إدارة المستندات مثل Aconex أو SharePoint.
• مهارات إعداد المراسلات والتقارير باللغتين العربية والإنجليزية.

المهارات المطلوبة

• الدقة والتنظيم والقدرة على إدارة الأولويات تحت ضغط المواعيد.
• مهارات تواصل وتنسيق فعالة مع فرق متعددة التخصصات.
• الاهتمام بالتفاصيل وحل المشكلات.
• العمل بروح الفريق.