منسق إداري للمشروع

نبذة عن الوظيفة

نبحث عن منسق إداري للمشروع للانضمام إلى فريق هندسي يختص بالمشاريع الإنشائية. سيكون المتقدم مسؤولاً عن تنظيم المراسلات والوثائق وضمان سير العمل الإداري بسلاسة.

المهام الرئيسية

• إدارة وتنظيم جميع المراسلات الرسمية (الخطابات، البريد الإلكتروني، المذكرات) الصادرة والواردة ومتابعة الردود ضمن المهل المحددة.
• توثيق وأرشفة المستندات الفنية والإدارية مثل المخططات، التقارير، محاضر الاجتماعات، وطلبات التغيير وفق نظام أرشفة منظم.
• إعداد ورفع التقارير الدورية (الأسبوعية والشهرية) للإدارة وصناع القرار بالتنسيق مع الفرق الهندسية.
• إعداد محاضر الاجتماعات وتوزيعها على الجهات المعنية ومتابعة تنفيذ البنود المتفق عليها.
• إدارة وتحديث السجل المركزي للمراسلات والمستندات (Correspondence Log / Document Register) مع الحفاظ على أرقام مرجعية دقيقة.
• التنسيق بين جميع الأطراف (المالك، الاستشاري، المقاول، الموردين) لضمان انسيابية تبادل المعلومات.
• متابعة الجداول الزمنية وتذكير بالمواعيد النهائية للمتطلبات الإدارية.
• تقديم الدعم الإداري لفريق المشروع وتنفيذ مهام أخرى حسب الحاجة.

الملف المطلوب

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، الجودة، الهندسة أو تخصص ذي صلة.
• خبرة عملية من سنة إلى سنتين في وظيفة مماثلة، ويفضل ضمن مشاريع هندسية أو إنشائية.
• إجادة اللغة العربية والإنجليزية في إعداد المراسلات والتقارير.

المهارات المطلوبة

• إجادة استخدام برامج Microsoft Office، خصوصاً Excel وWord.
• معرفة بأنظمة إدارة المستندات مثل Aconex أو SharePoint.
• دقة عالية، تنظيم، القدرة على إدارة الأولويات والعمل تحت ضغط المواعيد النهائية.
• مهارات تواصل وتنسيق فعالة مع فرق متعددة التخصصات.