سكرتير تنفيذي للمكتب التنفيذي لرئيس مجلس الإدارة

نبذة عن الوظيفة

نبحث عن سكرتير تنفيذي متميز للانضمام إلى المكتب التنفيذي لرئيس مجلس الإدارة في مكة المكرمة. يساهم المرشح المختار في تنظيم الأعمال المكتبية وتسهيل التواصل التنفيذي بما يدعم كفاءة الإدارة العليا.

المهام الرئيسية

• تنظيم جدول أعمال رئيس مجلس الإدارة وتحديد مواعيد الاجتماعات وفق الأولويات.
• تنسيق رحلات العمل والحجوزات والعمليات اللوجستية المرتبطة بها.
• إعداد وصياغة المراسلات والتقارير الرسمية باللغتين العربية والإنجليزية.
• متابعة البريد الإلكتروني وتنظيم المراسلات الواردة والصادرة.
• تحضير الاجتماعات وتوثيق محاضرها ومتابعة تنفيذ القرارات.
• حفظ الوثائق والسجلات إلكترونياً وورقياً بسرية تامة.
• التنسيق بين المكتب التنفيذي والإدارات المختلفة والجهات الخارجية.
• إعداد العروض التقديمية والتقارير الداعمة لقرارات الإدارة العليا.
• المساهمة في تطوير إجراءات العمل واستخدام الأدوات الرقمية وأدوات الأتمتة.
• إنشاء لوحات معلومات (Dashboards) لدعم تحليل المعلومات ومؤشرات الأداء.

الملف المطلوب

• بكالوريوس في إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة.
• خبرة من 3 إلى 5 سنوات في السكرتارية التنفيذية أو إدارة المكاتب التنفيذية.
• إجادة اللغة العربية والإنجليزية كتابةً وتحدثاً.
• إجادة استخدام برامج Microsoft Office والأدوات الرقمية الحديثة.

المهارات المطلوبة

• التواصل الاحترافي.
• إدارة الوقت وتنظيم الأولويات.
• الدقة والسرية المهنية.
• التفكير التحليلي وحل المشكلات.
• القدرة على العمل ضمن فريق ودعم القيادات التنفيذية.